【初心者必見】マインドマップでWBSを作成する方法！MECEを意識しよう！

プロジェクトを進めていくにあたって、まずは

・WBS

を作成し、やるべきことの洗い出しを行う必要があります。

しかし、やるべきことをいきなり列挙していくことは非常に難しいですし、抜けや漏れが発生します。

そこで、作業を

構造的に＝・大項目→中項目→小項目→実際の作業のように

書き出し、俯瞰してみる必要があります。

この、構造的に情報を整理するのに役立つツールが「マインドマップ」となります。

今回は、このマインドマップを用いたWBSの作成方法を説明していきたいと思います。

WBSとは作業の最小単位＝アウトプットのこと

WBSとは、「Work Breakdown Structure」の頭文字をとったものであり、簡単に言うと「ブレークダウンされた実際に行う作業」のことです。

卵焼きを作ることを考えた場合、

卵焼きを作るもすでに作業になりますが、もっと細かく分解すると、食材を買いに行き、卵をかき混ぜ、調味料を加えて、油をひき、、、と、より具体的な作業が必要になります。

この作業こそが、WBSとなります。

作業をどこまで分解するかは、その人の能力によるところがありますが、基本的には

・アウトプットをPM(プロジェクトマネージャー)が判断できるまで落とし込む

内容にすることが必要です。

卵焼きを作るであった場合、出来上がったものを食べて、調味料が少ない、焼きが甘い、味付け自体が悪い、などを判断できるのであれば、「卵焼きを作る」を最終単位においていいと思います。一方、それがわからないのであれば、焼く前の状態を確認できるようにするべきだと考えるべきです。

実際に卵焼きのWBSを見てみる。

ということで、まずは、マインドマップを用いたWBSを確認してみましょう！

卵焼きを作る場合のWBSを途中までですが、簡単に作ってみました。

たまごやきを作るための手順が大項目から中項目、具体的な作業まで、構造的に整理できていると思います。

また、上から下まで見ていくことで、作業の流れもわかりますし、情報の受け渡しの流れもわかると思います。

では、このようなWBSを作成する際に必要なポイントを何点か上げていきたいと思います。

WBSはMECEに抜けなく、ダブりなく。

WBSを作るにあたり、必要なことは、

MECE（抜け無し、ダブりなし)

で作ることです。

特に、それがないと作業が先に進まないような漏れがあるのは最悪です。
最低ダブっているのは、効率が悪くなりますが、PJは前に進みますので、特に漏れがないように作ることが重要です。

では、それを踏まえて、作成のステップについて説明していきます。

まずは大項目をもれなく作成する。

まずは、大まかな流れを書き出していってください。

絶対に漏れが出ないように、

並列で行える作業もあるかと思いますが、基本的には、上から下に1直線に行うイメージで書いていってください。

卵焼き作りでは、レシピを作成、買い出し、素材準備、、、などでしたが、
仕事においては、・現状把握を行い、・ユーザーへの調査を行い、・そのために必要な機能考え、・儲かるか計算して、・具体策を組み立てていくというような流れになるかと思います。

この大項目に関しては、具体的なアウトプットをイメージせず、作業の流れを記載していってください。

ここで一度流れに間違いがないかベテラン方、上司に相談してみてもいいと思います。

次の工程を意識したアウトプットを中項目に

次は中項目の書き出しです。

プロジェクトの大きさと、大項目で書き出したレベルによりますが、ここからは

アウトプットを意識した項目

にするといいでしょう。

例えば、レシピ作成段階における最終的なアウトプットは、レシピでもいいのですが、「買い出しリスト」にすると、次の工程「買い出し」にすっとつながっていきます。

PMとして、レシピを見ておきたいのであれば、「レシピ」を成果物にして、買い出しリストの作成は、材料買い出しの準備工程に入れてもいいかもしれません。

そこはPMの考え方、腕の見せ所です。

アウトプットを明確にしていくことで、大項目の抜け漏れの再点検にもつながります。

小項目は初心者であれば、丁寧に。経験者であれば、聞き取り調査。

小項目については、

作業者のレベルにより書く内容が変わり必ずしも自分で書く必要はありません。

例えば、買い出しリストを作成するにあたり、

初心者であれば
・参考にするレシピを5個以上見る
・冷蔵庫に入っているものを確認し、レシピで足りないものを書き出す。
という工程になるでしょうし、

手慣れた主婦であれば、
・冷蔵庫に入っているものを確認
・そこから食材を無駄にしないようなレシピを頭の中で作成

という工程になると思います。

レシピを5個以上見てくださいという説明は、手慣れた主婦に必要ありませんし、初心者には、食材を無駄にしないようなレシピを考えてくださいというのはハードルが高すぎるでしょう。

次につなげると考えるのであれば、初心者用に作っておく必要がありますが、そこまで時間がない場合は、作業者に丸投げで十分事足りると思います。

ただし、小項目は工数を見積もるために具体的に

ただし、小項目については、

・レシピを検索　20分
・冷蔵庫の食材を確認　10分
・買い出しリスト作成　10分
　計　40分

と、WBSを作成した後に工数を割り振っていく必要があるので、工数が見積もれる程度には具体的に書き出しておく必要があります。

ただし、ベテランに展開する際には、

買い出しリスト作成　40分

のみで展開してもよいかと思います。

まとめ

以上の通り、マインドマップを用いてWBSを作成してみました。

特に仕事においては「抜けもれなく」計画を立てるのが一番重要ですので、

の順番で、作業を確認していきましょう。

【初心者必見】マインドマップの使い方！仕事でつかえる！事例も紹介！

最近、仕事系のyoutuberがこぞってお勧めすることで、
マインドマップがひそかなブームになってきているように感じます。

そこで、

・マインドマップが頭の整理に使えるらしいぞ！
・マインドマップ使ってみようかな？

と、思って使ってみたものの、

・どうもうまくいかなかった。
・すぐに手が止まってしまった。

という人が多いのではないでしょうか？

今回はそんな人達に向けて、マインドマップの上手な使い方について、説明していきたいと思います。

なぜ、うまくいかなかったのか？

マインドマップを使おうと思った理由は、多々あると思いますが、なぜうまくいかなかったのでしょうか？

それは、単に「慣れていないから。」

ただそれだけです。
新しいことにチャレンジし、使いこなすには慣れるまでに時間がかかります。

学習曲線、プラトー効果などなどといわれ、時間・努力と効果・達成度は比例せずにこなれた段階で一気に上昇します。

最初の踏み出しでつまづくことは当然ですので、そこでやめてしまうことなく、もう少しやってみることが重要です。

では、最初の段階から少しでも学習効果を高めるためには、

先人を真似て、「型にはめて」やってみることが重要になります。

そこで今回は、マインドマップで一番重要な「キーワードの出し方」について、その「型」を確認していきたいと思います。

①1つ目の枝～5W1H,メリットデメリット、機能

マインドマップを用いるにあたって、最初にぶち当たる点は、

「テーマに繋げる1つ目の枝さえ出てこない。」

というところだと思います。

改善したいテーマを決めたのはいいものの、そこから最初にどのような枝を付けたらいいのかわからない。そこですでに手が止まってしまう。という人が多数いるのではないでしょうか？

そこで、まずは、1つ目の枝についてつなげるとイメージがわきやすいキーワードを紹介していきます。

とにかく基本は、5W1H！！

とにかく基本は、

5W1Hをつなげることです。

いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように

というワードをまずはつなげてみてください。これはどのようなテーマにも当てはめることが可能だと思います。

例えば、冷蔵庫を考えたとき

・いつ→「朝」「昼」「夜」「深夜」「平日」「休日」「出社前」「買い出しの後」
・どこで→「奥さんが」「子供が」「自分が」「サラリーマンが」

などなどが簡単に思い浮かぶと思います。

・1日の中でも朝昼晩。
・1週間の中でも、平日と休日。
・時間帯として、出社前、買い出しの後。
など、キーワードを数珠つなぎに連想していくことが重要です。

また、出社前というキーワードから、サラリーマンが連想することができますし、5W1Hを埋めていく中で他のキーワードも連想されやすいのも特徴です。

メリット、デメリット

次は、メリット、デメリットです。

これもとっつきやすいテーマだと思います。

改善したいテーマであれば、メリット、デメリットを書き出すことは非常に重要です。

今はこれができているけど、これができていないということをどんどん書き出していってください。

先に、5W1Hを書き出していると思いますので、そのキーワードから連想し、朝に便利な機能、夜に便利な機能など、5W1Hに関連付けて考えていくとキーワードが出やすいと思います。

機能の名称をとりあえず書き出す

ここからは、テーマの内容によるかもしれませんが、

機能の名称をとりあえず書き出してみましょう。

冷蔵庫なら、冷蔵室、製氷機、卵ポケット、チルド、冷凍室、野菜室、などなどです。

冷蔵室から深堀して、取り出しやすさとか、ペットボトルが入るか、必要な容量、などとキーワードが広がってくると思います。

②2つ目の枝。空白を作る～ゲシュタルトの法則

枝の1つ目となるキーワードの候補を上げさせてもらいましたが、それでもどうしても、

・そのあとのキーワードが出てこない。
・当たり前のものしか出てこない

とという人は、人間の心理を使用しましょう。

それは、先に空欄を作る。

という技術です。

人は空欄があると埋めたくなる性質があります。(ゲシュタルトの法則といいます)
その心理を利用して、とにかく先に1テーマ10個ほど空欄を先に作っておきます。

そうすることで、頭も考えるモードに入りますので、ぜひこの手法をお試しください。

③とにかく数を多く出す。倍々ゲームの法則

・これは書かなくてもいいかな？

は無しにして、とにかく思いついたキーワードをどんどん入れていってください。
パソコンで編集できる特権を使って、取捨選択や、整理はあとで構いません。

とにかく数を出していってください、。

なぜ数が必要か、というと、関連付けでキーワードは倍々ゲームで増えていくからです。

たとえば、先ほどの例で、

・いつ→「朝」「昼」「夜」「深夜」「平日」「休日」「出社前」「買い出しの後」

があった時に、新たなキーワードとして

・誰が→「奥さんが」

が思いついた場合に、

「朝」「奥さんが」「○○」
「昼」「奥さんが」「○○」
「夜」「奥さんが」「○○」
「平日」「奥さんが」「○○」
・・・・

と、「いつ」で出た数だけ、「奥さんが」のストーリーが広がり、その分キーワードが出やすい状況になるからです。

マインドマップは、「関連付け」をしながら頭の中を整理していくことのできるツールですので、その関連付けを使って逆にいろいろなキーワードを生み出すこともできるのです。

ここまで来たら使ってみるべし。

ここまで来たら、あとは使ってみてください。

とにかく基本は、5W1Hです。

それを深堀していくことで、いろいろな問題や改善案、そして新たなアイデアも浮かんでくると思います。

・アイデアや、
・概念など
・複雑で
・広範囲のものに
・秩序をつけて整理することができ、
・俯瞰的に情報を得ることができる

ツールだと思いますので、ぜひぜひチャレンジしてもらい、自分のものにしてもらえたらなと思います！！

【初心者必見】マインドマップを使う理由。その効果とメリットとは！

最近仕事系のyoutuberの動画で、プレゼン代わりに使ったり、このツールを使うといい紹介したりしています。

歴史は結構古いのですが、やはり優れているものは受け継がれていくようです。

そこで、今回は書き方と、なぜ使うのか、そのメリットについて説明していきたいと思います。

なぜ使うのか？

ではまず、マインドマップをなぜ使うのか、説明していきたいと思います。

それは、人は「7±2個までしか覚えられないから」です。

俗にいう「ワーキングメモリー」というものです。

それを乗り越えるためには、
・しゃべる人→メモを見てしゃべる
・聞く人→メモを書いて聞く
必要があります。

そして、そのメモの方法に適した方法が、「マインドマップ」になります。

言葉で説明してもわかりづらいと思いますので、さっそく実際のマインドマップを見ながら、メリットを確認していきましょう。

マインドマップを使う効果・メリット

メリット①　構造化し、複雑なもの、広範囲のものを簡単に。

下記画像は、マインドマップの紹介のために作成したマインドマップです。

まずは簡単に眺めてください。

どうでしょう？
ぱっとみただけで、すでにメリットを感じている人もいるのではないでしょうか？

マインドマップを使うことで、
複雑になりがちな説明も、上記の通り分かりやすく簡単にまとめることができます。

これは記憶を「構造的」にまとめることができるからです。

「構造的」にまとめるということは、
・アイデアや、
・概念など
・複雑で
・広範囲のものに
・秩序をつけて整理することができ、
・俯瞰的に情報を得ることができます。

ただ箇条書きしただけでは、関連付けが分からなくなりますし、あとで見ても何を書いたのかわからなくなることがあるでしょう。

それに対して、上記のようにマインドマップをまとめることで、

「マインドマップを紹介」するためには、

・なぜ使うのか・そのメリットは？
・使える人はどのような人で・使うのに要する所要時間は？
・使用事例はあるの？・実際のやり方は？・伝えるときに使える？・伝えた後は？

を紹介する必要があることが分かります。

あ、こんなことも紹介できたらいいなと思ったら、簡単に追加することも可能ですので、
・抜け漏れがないかどうか確認でき、
・広範囲で複雑な問題を1つ1つに区切ることができます。

また、情報を俯瞰的に見ることができますので、次はどのような情報が来るのか？
などなどを考えながら読み進めることができます。

パソコンのソフトを使用すると、簡単に閉じることもでき、目次のように使用することもできますので、人に自分の頭の中を説明するのには非常に有効になるのではないでしょうか？

メリット②　記憶しやすい

メリットの2個目は、記憶しやすいことにあります。

・ワーキングメモリによる
・記憶の壁を
・関連付けによって乗り越える

ことができます。

頭のなかがぱんぱんになる前に、頭の中の事象を書き出すことでワーキングメモリーの7個の壁を乗り越えることができますし、関連付けすることであとから記憶を呼び出すときに、芋づる式に記憶を呼び出してくることが可能なのです。

イメージをつかんでもらうために、戦国時代についてマインドマップを作ってみるとしましょう。

戦国時代といえば、戦国武将！ということで、まずは地域を書き出してみました。

この時点で、どこにどの武将がいて、どのようなことが起きたのかを分かりやすく整理できる気がしませんか？東海であったら、織田信長、織田信長といえば、天下統一、明智光秀、本能寺でやられる。

と、実際に頭の中の情報をわかりやすく可視化することができ、頭が整理しやすい状況になるのです。

マインドマップの祖トニー・ブザンは、マインドマップは脳の構造に似ているといっています。

実際によく言われるマインドマップは下記の通り、脳のシナプスのつながりのように書くことが推奨されています。

僕の場合はソフトを用いてマインドマップを書くので、まずは上記のようにまとめてから、下記のフォーマットに変換しています(ワンクリックで可能です)。

メリット③　アイデアが出しやすい！

メリットの3つ目は、アイデアが出しやすいことです。

・出したキーワードに
・関連付けして
・早く
・多くの

アイデアを出すことができます。

アイデアを出して！といってもなかなか出てこないものです。

しかし、実際には「思いついているけど書き出すことをしない。」
という方が正しいのかもしれません。

というのも、
・書き出すのが、・整理するのが　めんどくさいために、書き出す前にこれはどうしようもないアイデアだと結論付けて書くことをやめてしまっているのです。

それに対して、マインドマップでは気になった「単語」をとにかく書き出すので、そこにおっくうさは生まれません。

そして、書き出したキーワードに対して、それに関係するキーワードが生まれてきます。
先ほど記憶する時とは逆のステップですね。

下記アイデアマップは、車について考えてみた結果です。
車から考えられる項目をとりあえずいろいろと書き出して、それに対して、深堀していきます。

秩序などがずれる(階層)こともありますが、あとで簡単に移動することもできますし、とりあえず思いつくまま書き出すことで、まったく関係ないはずだけど重要なことまで行きつくかもしれません。

情報を可視化することで、特定の項目ばかりに固執してしまっていることも一目瞭然で分かります。特に車で行くと、機能や部位ばかりに注目が集まり、売り方、などのアイデアが少ないことが分かってくるでしょう。

事象が俯瞰的に見れていない、そこに対してアイデアが足りていないことが分かります。

まとめ

マインドマップは、頭の中の整理、イノベーティブな発想などに対して、非常に有効な手段だと思います。

しかも、自分の考えたことを人に説明するのに非常に有効な手段になります。

子供の教育にもぜひ使っていくべきだと考えていますので、おいおい、そちらの記事も書いていきたいと思います。

慣れるまでは使いにくいかもしれませんが、ぜひ使ってみてもらえたらと思います！