【完全無料】スプレッドシートでコールセンター受付システムを作成してみた！

完全無料のスプレッドシートを用いてコールセンターの受付システムは構築できるのか？？？

ということで、顧客情報のデータベースを作成してみました！

結果として、

・プルダウンをシートの項目と連携可能
・gasで計算した結果も含め記載内容をスプレッドシートに転載
・メール送付機能あり
・サーバーレス。
・ウェブアプリで同時書き込み可能
・自動でかぶらない案件番号作成可能
・重複確認機能あり
⇒これだけできて無料！！！

の、素晴らしいものができてしまったので、顧客DBに引き続き、、公開したいと思います。

こちらも正直、10万円以上の価値があると思います。

是非参考にしてみてください！！

システム

ウェブアプリのシステムは、下記リンクから参照ください。

コールセンター受付システム

script.google.com

こちらのアプリで入力した内容が、

⇩のスプレッドシートに

反映される形になります。一度適当に入力後、このスプレッドシートを見てください。

コールセンターシステムのスプレッドシート

サンプルファイルダウンロード

サンプルファイルのダウンロードは下記から行ってください。

コピーしたうえで、

①Apps Script

②ウェブアプリ.gsの★★★★★をスプレッドシートのIDにおきかえて

var spreadsheetId = '★★★★★';//ここにスプレッドシートのIDを入れてください。

※IDはこの部分になります。

③デプロイから、ウェブアプリとしてデプロイしてください。
　すると、URLが発行され、ウェブアプリが使えるようになります。

できることを画像で説明！

まずは、できることを動画を用いて説明していきたいと思います。

動画を見ていただいてわかる通り、
①スプレッドシートの項目からプルダウン項目が選択され、
②順次入力
③入力完了すると、スプレッドシートに転機される。

という、内容になっています。

これが自社サーバーとかを持たず、ただただグーグルアカウントがあるだけで構築できるということになります。

画像で説明すると下記のイメージで、
①スプレッドシートの内容を変更することで、プルダウンを簡単に変更でき、
②プルダウンのプルダウンも作成可能です。
(依頼分野が、エアコンなら壊れた、冷えない、洗濯機なら水漏れなど、一つ目のプルダウンから2つ目のプルダウンが自動で絞られる。）
③メールアドレスを登録しておけば、メール送付も可能。

④メールは下記の通り、記載した内容を送付

⑤電話番号からデータの重複を確認し、重複がある場合は、
自動で以前記載した内容が、重複欄に表示されるようになっています。

このコールセンター受付システムのすごいところ

このコールセンター受付システムのすごいところは、

①なんといっても無料。
②データがスプレッドシートに残るのでその後の処理が簡単。
③Gメールも送れる。
④メールのやり取りを、このデータに連携することが可能。

などなど本当に完全無料でできます。。
ビジネスなど月額料金を払わなくてもできてしまいます。

怖いです。ほんと。

使用した関数、GASのコードなど。

順次更新していきます。

まとめ

スプレッドシートを用いてウェブアプリを構築していきましたが、
正直言ってここまでの完成度で作成できるとは思っていませんでした。。

特に実際にコールセンターで使っていただいている企業さんと相談しながら作り上げたものなので、
かゆいところにも手が届く状態になっていると思います。
毎日100件以上の処理をしてもらっていますが、不具合なく運用していただいております。

システムにとらわれず、プルダウンの項目を増やしていったり、
自分で自由に変更、更新できるところが
かなりユーザーには嬉しい内容ではないかな？と思います。

エクセルではできないことが多々ありますし、
これから5Gで処理速度が追い付いてくると、
すべてスプレッドシートに置き換わる日も遠くないかもしれませんね。

各種DB、コールセンター受付システムの作成依頼あればお気持ち程度のお金で承りますので、
コメント欄(メールアドレス必須)に書き込んでいただければと思います！

スプレッドシートのフォーマットを配布する方法！末尾にcopyを入れよう！

仕事などで、スプレッドシートを使う機会が増えてきました。

しかし、使い方がまだ定着してきていないこともあり、
エクセルのようにうまくいかないことが多いです。。

そこで、今回は解決方法の一つとして、

「フォーマット」や「テンプレート」を作成、
コピーして使用してもらう際の簡単な配布方法を紹介していきたいと思います

コピーしてもらいたい場合は、リンクの末尾に「/copy」をつける！

従来の方法

従来までのやり方として、下記の通り、

・とりあえずファイルを開いてもらい、
・ファイル→コピーを作成

という作業を行ってもらっていたと思います。

末尾に「/copy」をつけると

これに対して、末尾に 「/copy」 をつけてリンクを張ると、

普通のリンクが下記の通り、フォーマットが開かれるのに対し

コピーをつけると、最初からコピーされる前提で開いてくれます。

これで、物わかりの悪いおじさんたちも、簡単にコピーを作成、
自分のファイルとして使うことができるようになります！！

簡単ですので、ぜひ使ってみてください！

【完全無料】スプレッドシートで顧客データベースを作成してみた！

完全無料のスプレッドシートを用いてどれだけのDBを作ることができるか？？

ということで、顧客情報のデータベースを作成してみました！

結果として、

・難しい操作なし。
・取り出したいデータを指定可能。
・詳細データへのリンクあり
・オンラインでどこでも管理可能。
・検索機能も付く
⇒これだけできて無料！！！

の、素晴らしいものができてしまったので、、、公開したいと思います。

正直、10万円以上の価値があると思います。

是非参考にしてみてください！！

サンプルファイルダウンロード

サンプルファイルのダウンロードは下記から行ってください。

そのままですと閲覧のみ可能になっていますので、
ファイル→コピーを作成で、自分のスプレッドシートにコピーを作成してください。

スプレッドシートをコピーする方法(クリックして開く)

できることを画像で説明！

まずは、できることを画像を用いて説明していきたいと思います。

①まずは、各々の担当者が、スプレッドシートで同じフォーマットを用いて情報を管理する。
※サンプルでは、下記のようなデータを使用しています。

②上記のファイルをグーグルドライブの特定のフォルダに保存

③ファルダ内にあるスプレッドシートの情報を1クリックですべて吸い出し、DBを作成。

④QUERY関数を用いて、DBから特定の情報を検索可能。

となります。

このDBのすごいところ

このDBのすごいところは、ありすぎて困ってしまうのですが、

①抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能
②DBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる
③フォルダ内の全ファイル＋全シートを検索するので、シートが多いファイルでも検索可能
④フォルダIDを変えれば様々なDBを作成可能
⑤様々な検索方法が可能

などなど完全無料でできます。。
本当にすごいですグーグルさん。スプレッドシートさん。

ということで簡単に説明していきたいと思います。

①抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能

まずは、抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能なことです。

顧客DBでシートから名前の一覧を取ってきたい場合、
下記画像の通り、顧客DBの「参照セル」に対象のセルを入力するだけです。

下記例では、名前のデータが「セルD6」に入力されていますので、
参照セルにD6を入力。畑利治さんが、一覧に表示されていることがわかります。

同様に、「D1」が担当「D5」が名前(カナ)と、
このセルを変えるだけでとってきたい内容を瞬時に変えることが可能です。

フォーマットを変更したいとき、違うデータベースを作りたいときにも、
非常に簡単に作成することが可能かと思います。

②DBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる

次はDBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる点です。

顧客DBには対象ファイルへのリンクが作成されますので、
対象のデータにワンクリックで飛ぶことができます。

その人独自の詳細な情報などは、千差万別ですので、
DBだけで管理するのは難しいですが、この機能より簡単に詳細情報を見ることができます。

③フォルダ内の全ファイル＋全シートを検索できる

・1ファイルで1人の顧客データを持つ人もいれば、
・1ファイルに多数のシートをもって顧客データを管理する人
もいると思います。

また、年度ごとにフォルダ管理したい人もいると思います。

それらの情報を一度に検索し、DBにできるのがこのシステムになります。

先ほどのリンク機能もありますので、ファイルにはすぐにアクセス可能ですので、
煩雑になりがちな情報を一括に集約することができます。

④フォルダIDを変えれば様々なDBを作成可能

フォルダのIDを変えることで簡単に違うDBを作成することができます。

フォーマットを変更し、参照セルを変え、フォルダIDを変更
の3ステップで簡単に新しいDBを作成することができますので、
だれでも自由に作成することができます。

⑤様々な検索方法が可能

まとめたDBから簡単に検索(絞り込み)が可能です。

対象となる項目ごとに、
文字列　⇒　頭文字の一致、末尾の一致、含む
数字、日付　⇒　以上、以下、未満、より大きい、等しい、等しくない
で絞り込みを行うことができます。

下記画像では、担当者に「B」が含まれ、年齢が30歳より大きい人のデータを抜き出しました。

使用した関数、GASのコードなど。

順次更新していきます。

まとめ

スプレッドシートを用いてデータベースを作成していきましたが、
正直言ってここまでの完成度のデータベースを作成できるとは思っていませんでした。。

以前会社で、データベースシステムの改修を
ベンダーさんに頼んだら構築で500万円以上、改修で200万以上
取られましたが、正直それ以上の価値があるシステムになっています。

特にシステムにとらわれず、自分で自由に変更、更新できるところが
かなりユーザーには嬉しい内容ではないかな？と思います。

エクセルではできないことが多々ありますし、
これから5Gで処理速度が追い付いてくると、
すべてスプレッドシートに置き換わる日も遠くないかもしれませんね。

各種DBの作成依頼あればお気持ち程度のお金で承りますので、
コメント欄(メールアドレス必須)に書き込んでいただければと思います！