【完全無料】スプレッドシートでコールセンター受付システムを作成してみた！

完全無料のスプレッドシートを用いてコールセンターの受付システムは構築できるのか？？？

ということで、顧客情報のデータベースを作成してみました！

結果として、

・プルダウンをシートの項目と連携可能
・gasで計算した結果も含め記載内容をスプレッドシートに転載
・メール送付機能あり
・サーバーレス。
・ウェブアプリで同時書き込み可能
・自動でかぶらない案件番号作成可能
・重複確認機能あり
⇒これだけできて無料！！！

の、素晴らしいものができてしまったので、顧客DBに引き続き、、公開したいと思います。

こちらも正直、10万円以上の価値があると思います。

是非参考にしてみてください！！

システム

ウェブアプリのシステムは、下記リンクから参照ください。

コールセンター受付システム

script.google.com

こちらのアプリで入力した内容が、

⇩のスプレッドシートに

反映される形になります。一度適当に入力後、このスプレッドシートを見てください。

コールセンターシステムのスプレッドシート

サンプルファイルダウンロード

サンプルファイルのダウンロードは下記から行ってください。

コピーしたうえで、

①Apps Script

②ウェブアプリ.gsの★★★★★をスプレッドシートのIDにおきかえて

var spreadsheetId = '★★★★★';//ここにスプレッドシートのIDを入れてください。

※IDはこの部分になります。

③デプロイから、ウェブアプリとしてデプロイしてください。
　すると、URLが発行され、ウェブアプリが使えるようになります。

できることを画像で説明！

まずは、できることを動画を用いて説明していきたいと思います。

動画を見ていただいてわかる通り、
①スプレッドシートの項目からプルダウン項目が選択され、
②順次入力
③入力完了すると、スプレッドシートに転機される。

という、内容になっています。

これが自社サーバーとかを持たず、ただただグーグルアカウントがあるだけで構築できるということになります。

画像で説明すると下記のイメージで、
①スプレッドシートの内容を変更することで、プルダウンを簡単に変更でき、
②プルダウンのプルダウンも作成可能です。
(依頼分野が、エアコンなら壊れた、冷えない、洗濯機なら水漏れなど、一つ目のプルダウンから2つ目のプルダウンが自動で絞られる。）
③メールアドレスを登録しておけば、メール送付も可能。

④メールは下記の通り、記載した内容を送付

⑤電話番号からデータの重複を確認し、重複がある場合は、
自動で以前記載した内容が、重複欄に表示されるようになっています。

このコールセンター受付システムのすごいところ

このコールセンター受付システムのすごいところは、

①なんといっても無料。
②データがスプレッドシートに残るのでその後の処理が簡単。
③Gメールも送れる。
④メールのやり取りを、このデータに連携することが可能。

などなど本当に完全無料でできます。。
ビジネスなど月額料金を払わなくてもできてしまいます。

怖いです。ほんと。

使用した関数、GASのコードなど。

順次更新していきます。

まとめ

スプレッドシートを用いてウェブアプリを構築していきましたが、
正直言ってここまでの完成度で作成できるとは思っていませんでした。。

特に実際にコールセンターで使っていただいている企業さんと相談しながら作り上げたものなので、
かゆいところにも手が届く状態になっていると思います。
毎日100件以上の処理をしてもらっていますが、不具合なく運用していただいております。

システムにとらわれず、プルダウンの項目を増やしていったり、
自分で自由に変更、更新できるところが
かなりユーザーには嬉しい内容ではないかな？と思います。

エクセルではできないことが多々ありますし、
これから5Gで処理速度が追い付いてくると、
すべてスプレッドシートに置き換わる日も遠くないかもしれませんね。

各種DB、コールセンター受付システムの作成依頼あればお気持ち程度のお金で承りますので、
コメント欄(メールアドレス必須)に書き込んでいただければと思います！

スプレッドシートのフォーマットを配布する方法！末尾にcopyを入れよう！

仕事などで、スプレッドシートを使う機会が増えてきました。

しかし、使い方がまだ定着してきていないこともあり、
エクセルのようにうまくいかないことが多いです。。

そこで、今回は解決方法の一つとして、

「フォーマット」や「テンプレート」を作成、
コピーして使用してもらう際の簡単な配布方法を紹介していきたいと思います

コピーしてもらいたい場合は、リンクの末尾に「/copy」をつける！

従来の方法

従来までのやり方として、下記の通り、

・とりあえずファイルを開いてもらい、
・ファイル→コピーを作成

という作業を行ってもらっていたと思います。

末尾に「/copy」をつけると

これに対して、末尾に 「/copy」 をつけてリンクを張ると、

普通のリンクが下記の通り、フォーマットが開かれるのに対し

コピーをつけると、最初からコピーされる前提で開いてくれます。

これで、物わかりの悪いおじさんたちも、簡単にコピーを作成、
自分のファイルとして使うことができるようになります！！

簡単ですので、ぜひ使ってみてください！

【完全無料】スプレッドシートで顧客データベースを作成してみた！

完全無料のスプレッドシートを用いてどれだけのDBを作ることができるか？？

ということで、顧客情報のデータベースを作成してみました！

結果として、

・難しい操作なし。
・取り出したいデータを指定可能。
・詳細データへのリンクあり
・オンラインでどこでも管理可能。
・検索機能も付く
⇒これだけできて無料！！！

の、素晴らしいものができてしまったので、、、公開したいと思います。

正直、10万円以上の価値があると思います。

是非参考にしてみてください！！

サンプルファイルダウンロード

サンプルファイルのダウンロードは下記から行ってください。

そのままですと閲覧のみ可能になっていますので、
ファイル→コピーを作成で、自分のスプレッドシートにコピーを作成してください。

スプレッドシートをコピーする方法(クリックして開く)

できることを画像で説明！

まずは、できることを画像を用いて説明していきたいと思います。

①まずは、各々の担当者が、スプレッドシートで同じフォーマットを用いて情報を管理する。
※サンプルでは、下記のようなデータを使用しています。

②上記のファイルをグーグルドライブの特定のフォルダに保存

③ファルダ内にあるスプレッドシートの情報を1クリックですべて吸い出し、DBを作成。

④QUERY関数を用いて、DBから特定の情報を検索可能。

となります。

このDBのすごいところ

このDBのすごいところは、ありすぎて困ってしまうのですが、

①抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能
②DBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる
③フォルダ内の全ファイル＋全シートを検索するので、シートが多いファイルでも検索可能
④フォルダIDを変えれば様々なDBを作成可能
⑤様々な検索方法が可能

などなど完全無料でできます。。
本当にすごいですグーグルさん。スプレッドシートさん。

ということで簡単に説明していきたいと思います。

①抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能

まずは、抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能なことです。

顧客DBでシートから名前の一覧を取ってきたい場合、
下記画像の通り、顧客DBの「参照セル」に対象のセルを入力するだけです。

下記例では、名前のデータが「セルD6」に入力されていますので、
参照セルにD6を入力。畑利治さんが、一覧に表示されていることがわかります。

同様に、「D1」が担当「D5」が名前(カナ)と、
このセルを変えるだけでとってきたい内容を瞬時に変えることが可能です。

フォーマットを変更したいとき、違うデータベースを作りたいときにも、
非常に簡単に作成することが可能かと思います。

②DBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる

次はDBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる点です。

顧客DBには対象ファイルへのリンクが作成されますので、
対象のデータにワンクリックで飛ぶことができます。

その人独自の詳細な情報などは、千差万別ですので、
DBだけで管理するのは難しいですが、この機能より簡単に詳細情報を見ることができます。

③フォルダ内の全ファイル＋全シートを検索できる

・1ファイルで1人の顧客データを持つ人もいれば、
・1ファイルに多数のシートをもって顧客データを管理する人
もいると思います。

また、年度ごとにフォルダ管理したい人もいると思います。

それらの情報を一度に検索し、DBにできるのがこのシステムになります。

先ほどのリンク機能もありますので、ファイルにはすぐにアクセス可能ですので、
煩雑になりがちな情報を一括に集約することができます。

④フォルダIDを変えれば様々なDBを作成可能

フォルダのIDを変えることで簡単に違うDBを作成することができます。

フォーマットを変更し、参照セルを変え、フォルダIDを変更
の3ステップで簡単に新しいDBを作成することができますので、
だれでも自由に作成することができます。

⑤様々な検索方法が可能

まとめたDBから簡単に検索(絞り込み)が可能です。

対象となる項目ごとに、
文字列　⇒　頭文字の一致、末尾の一致、含む
数字、日付　⇒　以上、以下、未満、より大きい、等しい、等しくない
で絞り込みを行うことができます。

下記画像では、担当者に「B」が含まれ、年齢が30歳より大きい人のデータを抜き出しました。

使用した関数、GASのコードなど。

順次更新していきます。

まとめ

スプレッドシートを用いてデータベースを作成していきましたが、
正直言ってここまでの完成度のデータベースを作成できるとは思っていませんでした。。

以前会社で、データベースシステムの改修を
ベンダーさんに頼んだら構築で500万円以上、改修で200万以上
取られましたが、正直それ以上の価値があるシステムになっています。

特にシステムにとらわれず、自分で自由に変更、更新できるところが
かなりユーザーには嬉しい内容ではないかな？と思います。

エクセルではできないことが多々ありますし、
これから5Gで処理速度が追い付いてくると、
すべてスプレッドシートに置き換わる日も遠くないかもしれませんね。

各種DBの作成依頼あればお気持ち程度のお金で承りますので、
コメント欄(メールアドレス必須)に書き込んでいただければと思います！

【スプレッドシート】日付・時刻の関数一覧と使い方！

スプレッドシートは

ので、エクセル以上に、日付の関数を使うことが多くなると思います。

そこで今回は、スプレッドシートで、使える日付に関わる関数について解説していきたいと思います！

是非この記事を読んで、日付マスターになってください！

日付関係で使える関数一覧

日付関係で使える関数は、下記の通り23種類となっています。

TODAY NOW

まずは、

です。
この二つは一見同じように見えますが、

TODAY()は　「日付」のみを返し、
NOW()は　「日付＋時間」を返します。

DATE,TIME

次は、

関数です。
DATEは日付に、TIMEは時刻に変換します。

使い方としては、

ダウンロードしたデータの日付が、
「20200112」のように8桁のフォーマットだった場合。

A1「20200112」

=DATE(LEFT(A,4),MID(A1,5,2),RIGHT(A1,2))
とセルに入力することで、スプレッドシートに日付として認識させることができます。

日付として認識させることで、
本日から1週間以内などの検索などの検索ができるようになりますので、
落としたフォーマットが、日付表示でない場合はこの関数を使用するといいでしょう。

DATEVALUE

DATEVALUE関数は、

1899/12/31を1として、今までの日数を返します。
使い方としては、DATEVALUE(TODAY())-DATEVALUE(特定の日付)とすることで、
特定の日付から本日までの日数を計算することができます。

TO_DATE関数は、使い方が、少々難しいかもしれませんね。

YEAR,MONTH,DAY,HOUR,MINUTE,SECOND

指定した日付、時刻から指定したデータを数値形式で抜き出します。

日付だけを抜き出して表示するときなどに便利です。

EDATE,EOMANTH

EDATE,EOMONTH関数は、
月数だけ加算、減算することができます。

月の最終日はその月のよって、
28日であったり、30日であったり、31日であったりします。

ですので、次の月の同じ日を計算したい場合、

4/15+30=5/15

となりますが、

5/15+30＝6/14

となってしまいます。
こんな時には、

=EDATE("2010/5/15",1)

と入力することで、6/15日を得ることができます。

差を計算したいとき

日付の差を計算したいときなどは
下記関数を使います。

例えば、
=DAYS("2020/6/10","2020/6/20")　→　「10」
=DAYS360("2020/6/10","2021/6/20")　→　「370」
と出力されます。

就業日まで考慮に入れたい場合は、
NETWORKDAYS、WORKDAY　を使います。
休日の設定は、別にセルを設けておく必要があります。

土日など曜日を指定する場合には、
NETWORKDAYS.INTL、WORKDAY.INTL　を使うと、
指定した休日＋曜日の指定によって、
差や終了日を計算できます。

DATEDIF では、二つの日付の
日数、月数、年数を計算できます。

指定できる関数は、下記の通りとなっております。

"Y": 開始日と終了日の間の年数を返します。
"M": 開始日と終了日の間の月数を返します。
"D": 開始日と終了日の間の日数を返します。
"MD": 開始日と終了日の間から年を差し引いた日数を返します。
"YM": 開始日と終了日の間から年を差し引いた月数を返します。
"YD": 開始日と終了日の間が 1 年以内であるものとして開始日と終了日の間の日数を返します。

YEARFRACは、小数点を含む、年数の差を取り出すことができます。
例えば、

YEARFRAC("2010/6/5","2021/12/5")　→　11.5

のように11年と半年の場合は11.5と表示されます。

週の計算

週の計算に使える関数です。

WEEKDAYは曜日に対応した数値を返すことができます。
デフォルトでは、日曜日が 1 ～ 土曜日が 7 で出力されます。

WEEKNUMは、年間の週番号を計算できます。
ジャンプの発売日のように、1年間で53州となります。
ISOWEEKNUMは世界標準で週番号を計算してくれます。

1日のうちの割合を表示

最後はTIMEVALUE関数です。

この関数は、1日のうち時刻が表す割合を示します。

例えば、就業時間が、8：00～17：00の場合、
就業時間の1日の割合を計算してみると

=TIMEVALUE("17:00:00")-TIMEVALUE("8:00:00")
→0.375＝37.5%

となります。

まとめ

日付、時刻にまつわる関数を見てきましたが、

DAYS,EOMONTHや、TIMEVALUEなど知っていると便利な関数がたくさん用意されていることが分かりました。

グーグルカレンダーなどを操作する時にいろいろと役に立つと思いますので、
さらっとでも一覧を覚えておくと役立つかもしれませんね！

スプレッドシートをブログに埋め込む方法！

商品の比較のブログや、
計算結果を掲載するブログを運営していると、

・ワードプレスだといい感じの表が作れなくて困っている。
・セルの結合などがうまくいかん。。
・Excelみたいな表がそのままひぱってこれたらいいのに。。

と一度は思ったことがあると思います。

そこで今回は、その希望を叶えるべく、
スプレッドシートをワードプレスにそのまま埋め込む方法を説明していきたいと思います！

他のブログにも、埋め込む方法は、書いてあると思いますが、
大きさの変更、枠線の変更方法なども説明していきたいと思いますので、
ぜひ参考にして、

読んでくれた人が少しでも理解しやすい記事が書けるようになってくださいね！！

今回できるようになるのはこんなこと！

まずは、今回できるようになることを紹介していきたいと思います。
※ゴールが違うと思った方は、すみません。コメント欄で質問していただけると助かります。。

今回できるようになることは、自分で作成したスプレッドシート(グーグルのExcel)を、
下記のような形でブログに埋め込めるようになります。

スクロールも可能ですし、
タブを切り替えることも可能です。

表示個所はA1セルからになりますので、
埋め込みたいスプレッドシートは、左上に詰めて作成するといいと思います！

それではやり方を見ていきましょう！

まずは、スプレッドシートの埋め込み方から！

まずは、スプレッドシートの埋め込み方から説明していきたいと思います！

埋め込む方法は非常に簡単で、

①ファイル→②ウェブに公開を選択。

③埋め込むを選んで、④htmlをコピー

⑤ワードプレスのブロックから、カスタムHTMLを選んで張り付け。

以上！！

たったこれだけです。

しかし、このままだと埋め込めたはいいものの、
↓こんなサイズになってしまうと思います。。。

これでは使い物にならないと思いますので、
サイズを変更していきましょう！

サイズを変更

サイズを変更するためには、CSSでスタイルをいじくる必要があります。

CSSを記載する方法はいろいろとありますが、
記事の投稿の最下段にある、カスタムCSSにスタイルを記載していきます。

今回使用した、CSSは下記の通りとなります。

iframe{
　width: 99%;
 height: 1000px;
　border: 6px solid #C0C0C0;
 border-radius: 10px 10px 10px 10px;
}

ひとまずは、そのまま張ってもらったらいい感じのものができると思いますが、
ザクッと説明していきます。

・スプレッドシートの読み込みは、iframeという機能を使っていますので、
　iframeのスタイルを変える宣言をします。

・widthで横幅を99％の大きさに設定します。

・heightで縦の大きさを指定します。500pxとしていますが、
　必要に応じて変更してください。

・borderで枠線を作成しています。太さは6pxで指定。色は、「＃C0C0C0」で灰色を指定します。

・border-radius　で丸みをつけています。左上から4つ指定しています。

以上です。
表の大きさなどに応じていろいろと値を変更していってください。

まとめ

たったこれだけで、簡単にスプレッドシートをブログに張り付けることができます。

使い方によっては
非常に見やすい表を張り付けることができると思います。

スプレッドシートで更新した内容が随時アップデートできることも一つの魅力ですので、
一度使ってみてはいかがでしょうか？

【スプレッドシート】条件式一覧！IF,IFS,SWITCH,IFERROR,IFNA

スプレッドシートで、エクセル同様、条件によって計算式を変えたい場合、

・IFを使うと思います。

基本的には、「IF」と「IFERROR」を覚えて、

・IFを重ねて使用する。

ことで、やりたいことが実現できると思いますが、数式が非常に見づらいと思います。

そこで今回は、スプレッドシートの条件式

IF,IFS,SWITCH,IFEEROR,IFNA

について説明していきたいと思います。

スプレッドシートで使えるIFの種類は、5種類

スプレッドシートで使えるIFの種類は、下記の5種類となっています。
IFS,SWITCH,IFNAなどはあまりなじみがないのではないでしょうか？

それでは一つずつ説明していきたいと思います。

IF

まずは、IFです。

説明不要だと思いますので、
代わりに、論理式として使える関数を紹介していきたいと思います。

論理式一覧

論理式として、一般的に使用される関数は、
下記の通りとなっています。

等号、不等号、以上、以下などの関数と、
AND,OR,NOT,などを駆使することで、
IF文の論理式を作成できます。

IFS

次はIFSです。

あまりなじみのない関数かと思いますが、
IF文を重ねて使用するような場合にIFSを使用することで、
非常に見やすい数式に変えることができます。

例えば、

=IF([テストの点]>=80,"合格",IF([テストの点]>=60,"補習","不合格"))

という式があった場合、

=IFS([テストの点]>=80,"合格",[テストの点]>=60,”補習”,[テストの点]<60,"不合格")

と記載することで、上記のIF文と同じ結果を得ることができます。

メリットは

・だいぶすっきりしている。
・条件と出力結果がわかりやすい。

ことがあげられますが、デメリットは

・どの条件も当てはまらない場合、NAが返される。
・エクセルでは使えない関数なので、ダウンロードして使えない。

となっております。
全てに当てはまる条件式を入れる必要があります。

SWITCH

次に、SWITCH関数です。
これもスプレッドシート独自の関数になります。

使い方としては、VLOOKUPと同じようなイメージで、
「対象セルが、○○だと▲▲と表示する。」
という使い方をします。

また、SWITCH関数は、列一気に指定することができ、
下記のように記述しても、同じ結果が得られます。

エクセルに慣れている人は、数式が入力されていないセルに、結果が表示されるので、
少々戸惑うかもしれません。

メリットとしては、

・条件が見やすい
・どれにも当てはまらない場合の値も返してくれる。

ことがあげられますが、デメリットは、

・条件式が、＝だけしか使用できない

ことになります。
どれにも当てはまらない場合も値を返してくれるので、
IFSの上位互換として使用したい気持ちはやまやまなのですが、
残念ながら、以上、以下などが使えないのがデメリットになります。

IFERROR,IFNA

最後に、IFERROR,IFNAです。

条件式が、エラー値であった場合、2番目の因数を返す関数になります。

同じような式なのですが、IFNAは#N/Aの時だけ、エラーと判断し、
IFERRORはすべてのエラーをエラー値と判断します。

基本的には、IFERRORを使っておけばいいと思いますが、
条件式が間違っていることに気づけないこともありますので、
そのような場合はIFNAを使用するといいと思います。

≪参考≫エラーの種類

まとめ

グーグルスプレッドシートで使える、
条件式一覧を確認してみました。

IFS　,　SWITCH

に関しては、スプレッドシートだけで使用できる関数になりますが、

「IFを重ねた関数より、非常に見やすい数式となる」

ので、自分だけでなく、他の人とスプレッドシートを共有するときに、
使うといいかもしれませんね！

【GAS入門】超簡単！スプレッドシートをデータベース化！

データベースを作るにはいろいろな手段がありますが、

・なんか難しそう
・特殊なソフトが必要なのでは？

と思っているのではないでしょうか？

そこで今回は、

「超簡単にスプレッドシートでデータベースを作る方法」

を紹介します。

しかも、

プログラミングなどは一切要りません！

そんな馬鹿なと思う人は、ぜひこの記事を読んで、さっそくデータベースを作成してみてください！！！

データベースのサンプルをどうぞ

まずは、さっそくデータベースのサンプルを紹介したいと思います。

下記ボタンをクリックしてください。
するとデータベースのサンプルがスプレッドシートで表示されると思います。

そのままですと閲覧のみ可能になっていますので、
ファイル→コピーを作成で、自分のスプレッドシートにコピーを作成してください。

スプレッドシートをコピーする方法(クリックして開く)

編集可能になったら、

上部の条件ををいろいろと変更してみてください。
すると、下の表がどんどん更新されていくと思います。

なんか複雑なことをしていそうですが、実はこれが、プログラム無しで出来ます。

仕組みを説明

上記の魔法のようなデータは、「QUERY関数」を使っています。
Excelにはない関数ですので、なじみのない関数かと思いますが、

データベースを操作する関数

です。

セルに他の数式と同様、
=QUERY(データの範囲,条件,-1)
と打ち込むことで、データの範囲から条件に合ったデータが出力されます。

打ち込んだセル以外に値が挿入されますので、まるで手品みたいです。

データの範囲

データの範囲は、

・同一のスプレッドシート

に加え
・他のスプレッドシート

の範囲を参照することも可能です。
行数の制限はスプレッドシートに従います。

条件

検索条件ですが、

など一般的な検索方法に加え、

を使用することもできます。

取り急ぎ、データベースを使ってみたい人

実際には、QUERY関数を覚える必要がありますが、
自分のデータで、取り急ぎ使ってみたい！！

という人は、サンプルの

・シート「data」のデータを入れ替えて使用してください。

データを入れ替えると、検索対象も自動で変更されると思います。

もっといろいろしたい人はQUERYの学習を。

実際にはQUERYは、このような検索だけではなく、

・検索結果の必要な情報だけ取り出す
・検索結果の合計や平均を計算する。
・昇順・降順で並べる

などを行うことができます。

そんな人はQUERYの勉強をしてみましょう！

【GAS入門】QUERYとは？使い方とコード一覧！スプレッドシート

【GAS入門】QUERYとは？使い方とコード一覧！スプレッドシートグーグルスプレッドシートで、QUERYが使えるようになると、一気にできることが広がります。ですが、グーグルの公式の説明文は、英語しかありませんので、ざっと、query関数につ...

nujonoa.com

2021.02.17

まとめ

今回はスプレッドシートを使って、
データベースを作ってみました。

QUERY関数を知った時は、
Excelでてこずったデータベースが、
スプレッドシートでは、こんなに簡単にデータベースができるんだ。
と感動したものです。

記事内のサンプルも結構できのいいものだと思いますので、
ぜひぜひ参考に使ってください！

会社内のデータをどんどんデータベース化し、業務効率を改善していきましょう！！！

GOOGLEスプレッドシートの表記を英語→日本語に変更する方法。

GOOGLEスプレッドシートが、
な、なぜか英語表記に。。

しかも、スプレッドシートのメニューをすべて見ていっても、
言語を変更できる設定がどこを探してもない。。

ということで、覚書も兼ねて、変更方法を説明したいと思います。

①スプレッドシートのトップ画面に戻ります。

英語表記になってしまった！！
という時は、一度スプレッドシートのトップ画面に戻ります。

②トップ画面の三本線のメニューを開きます。

次に、トップ画面の三本線のメニューを開き、

③Settingsから言語の設定をします。

セッティングを選択します。

セッティングで、LanguageのEnglishをクリックして日本語に変更します。

以上です！

ぜひ困ったときは確認してみてください！