【完全無料】スプレッドシートでコールセンター受付システムを作成してみた！

完全無料のスプレッドシートを用いてコールセンターの受付システムは構築できるのか？？？

ということで、顧客情報のデータベースを作成してみました！

結果として、

・プルダウンをシートの項目と連携可能
・gasで計算した結果も含め記載内容をスプレッドシートに転載
・メール送付機能あり
・サーバーレス。
・ウェブアプリで同時書き込み可能
・自動でかぶらない案件番号作成可能
・重複確認機能あり
⇒これだけできて無料！！！

の、素晴らしいものができてしまったので、顧客DBに引き続き、、公開したいと思います。

こちらも正直、10万円以上の価値があると思います。

是非参考にしてみてください！！

システム

ウェブアプリのシステムは、下記リンクから参照ください。

コールセンター受付システム

script.google.com

こちらのアプリで入力した内容が、

⇩のスプレッドシートに

反映される形になります。一度適当に入力後、このスプレッドシートを見てください。

コールセンターシステムのスプレッドシート

サンプルファイルダウンロード

サンプルファイルのダウンロードは下記から行ってください。

コピーしたうえで、

①Apps Script

②ウェブアプリ.gsの★★★★★をスプレッドシートのIDにおきかえて

var spreadsheetId = '★★★★★';//ここにスプレッドシートのIDを入れてください。

※IDはこの部分になります。

③デプロイから、ウェブアプリとしてデプロイしてください。
　すると、URLが発行され、ウェブアプリが使えるようになります。

できることを画像で説明！

まずは、できることを動画を用いて説明していきたいと思います。

動画を見ていただいてわかる通り、
①スプレッドシートの項目からプルダウン項目が選択され、
②順次入力
③入力完了すると、スプレッドシートに転機される。

という、内容になっています。

これが自社サーバーとかを持たず、ただただグーグルアカウントがあるだけで構築できるということになります。

画像で説明すると下記のイメージで、
①スプレッドシートの内容を変更することで、プルダウンを簡単に変更でき、
②プルダウンのプルダウンも作成可能です。
(依頼分野が、エアコンなら壊れた、冷えない、洗濯機なら水漏れなど、一つ目のプルダウンから2つ目のプルダウンが自動で絞られる。）
③メールアドレスを登録しておけば、メール送付も可能。

④メールは下記の通り、記載した内容を送付

⑤電話番号からデータの重複を確認し、重複がある場合は、
自動で以前記載した内容が、重複欄に表示されるようになっています。

このコールセンター受付システムのすごいところ

このコールセンター受付システムのすごいところは、

①なんといっても無料。
②データがスプレッドシートに残るのでその後の処理が簡単。
③Gメールも送れる。
④メールのやり取りを、このデータに連携することが可能。

などなど本当に完全無料でできます。。
ビジネスなど月額料金を払わなくてもできてしまいます。

怖いです。ほんと。

使用した関数、GASのコードなど。

順次更新していきます。

まとめ

スプレッドシートを用いてウェブアプリを構築していきましたが、
正直言ってここまでの完成度で作成できるとは思っていませんでした。。

特に実際にコールセンターで使っていただいている企業さんと相談しながら作り上げたものなので、
かゆいところにも手が届く状態になっていると思います。
毎日100件以上の処理をしてもらっていますが、不具合なく運用していただいております。

システムにとらわれず、プルダウンの項目を増やしていったり、
自分で自由に変更、更新できるところが
かなりユーザーには嬉しい内容ではないかな？と思います。

エクセルではできないことが多々ありますし、
これから5Gで処理速度が追い付いてくると、
すべてスプレッドシートに置き換わる日も遠くないかもしれませんね。

各種DB、コールセンター受付システムの作成依頼あればお気持ち程度のお金で承りますので、
コメント欄(メールアドレス必須)に書き込んでいただければと思います！

スプレッドシートのフォーマットを配布する方法！末尾にcopyを入れよう！

仕事などで、スプレッドシートを使う機会が増えてきました。

しかし、使い方がまだ定着してきていないこともあり、
エクセルのようにうまくいかないことが多いです。。

そこで、今回は解決方法の一つとして、

「フォーマット」や「テンプレート」を作成、
コピーして使用してもらう際の簡単な配布方法を紹介していきたいと思います

コピーしてもらいたい場合は、リンクの末尾に「/copy」をつける！

従来の方法

従来までのやり方として、下記の通り、

・とりあえずファイルを開いてもらい、
・ファイル→コピーを作成

という作業を行ってもらっていたと思います。

末尾に「/copy」をつけると

これに対して、末尾に 「/copy」 をつけてリンクを張ると、

普通のリンクが下記の通り、フォーマットが開かれるのに対し

コピーをつけると、最初からコピーされる前提で開いてくれます。

これで、物わかりの悪いおじさんたちも、簡単にコピーを作成、
自分のファイルとして使うことができるようになります！！

簡単ですので、ぜひ使ってみてください！

【完全無料】スプレッドシートで顧客データベースを作成してみた！

完全無料のスプレッドシートを用いてどれだけのDBを作ることができるか？？

ということで、顧客情報のデータベースを作成してみました！

結果として、

・難しい操作なし。
・取り出したいデータを指定可能。
・詳細データへのリンクあり
・オンラインでどこでも管理可能。
・検索機能も付く
⇒これだけできて無料！！！

の、素晴らしいものができてしまったので、、、公開したいと思います。

正直、10万円以上の価値があると思います。

是非参考にしてみてください！！

サンプルファイルダウンロード

サンプルファイルのダウンロードは下記から行ってください。

そのままですと閲覧のみ可能になっていますので、
ファイル→コピーを作成で、自分のスプレッドシートにコピーを作成してください。

スプレッドシートをコピーする方法(クリックして開く)

できることを画像で説明！

まずは、できることを画像を用いて説明していきたいと思います。

①まずは、各々の担当者が、スプレッドシートで同じフォーマットを用いて情報を管理する。
※サンプルでは、下記のようなデータを使用しています。

②上記のファイルをグーグルドライブの特定のフォルダに保存

③ファルダ内にあるスプレッドシートの情報を1クリックですべて吸い出し、DBを作成。

④QUERY関数を用いて、DBから特定の情報を検索可能。

となります。

このDBのすごいところ

このDBのすごいところは、ありすぎて困ってしまうのですが、

①抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能
②DBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる
③フォルダ内の全ファイル＋全シートを検索するので、シートが多いファイルでも検索可能
④フォルダIDを変えれば様々なDBを作成可能
⑤様々な検索方法が可能

などなど完全無料でできます。。
本当にすごいですグーグルさん。スプレッドシートさん。

ということで簡単に説明していきたいと思います。

①抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能

まずは、抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能なことです。

顧客DBでシートから名前の一覧を取ってきたい場合、
下記画像の通り、顧客DBの「参照セル」に対象のセルを入力するだけです。

下記例では、名前のデータが「セルD6」に入力されていますので、
参照セルにD6を入力。畑利治さんが、一覧に表示されていることがわかります。

同様に、「D1」が担当「D5」が名前(カナ)と、
このセルを変えるだけでとってきたい内容を瞬時に変えることが可能です。

フォーマットを変更したいとき、違うデータベースを作りたいときにも、
非常に簡単に作成することが可能かと思います。

②DBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる

次はDBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる点です。

顧客DBには対象ファイルへのリンクが作成されますので、
対象のデータにワンクリックで飛ぶことができます。

その人独自の詳細な情報などは、千差万別ですので、
DBだけで管理するのは難しいですが、この機能より簡単に詳細情報を見ることができます。

③フォルダ内の全ファイル＋全シートを検索できる

・1ファイルで1人の顧客データを持つ人もいれば、
・1ファイルに多数のシートをもって顧客データを管理する人
もいると思います。

また、年度ごとにフォルダ管理したい人もいると思います。

それらの情報を一度に検索し、DBにできるのがこのシステムになります。

先ほどのリンク機能もありますので、ファイルにはすぐにアクセス可能ですので、
煩雑になりがちな情報を一括に集約することができます。

④フォルダIDを変えれば様々なDBを作成可能

フォルダのIDを変えることで簡単に違うDBを作成することができます。

フォーマットを変更し、参照セルを変え、フォルダIDを変更
の3ステップで簡単に新しいDBを作成することができますので、
だれでも自由に作成することができます。

⑤様々な検索方法が可能

まとめたDBから簡単に検索(絞り込み)が可能です。

対象となる項目ごとに、
文字列　⇒　頭文字の一致、末尾の一致、含む
数字、日付　⇒　以上、以下、未満、より大きい、等しい、等しくない
で絞り込みを行うことができます。

下記画像では、担当者に「B」が含まれ、年齢が30歳より大きい人のデータを抜き出しました。

使用した関数、GASのコードなど。

順次更新していきます。

まとめ

スプレッドシートを用いてデータベースを作成していきましたが、
正直言ってここまでの完成度のデータベースを作成できるとは思っていませんでした。。

以前会社で、データベースシステムの改修を
ベンダーさんに頼んだら構築で500万円以上、改修で200万以上
取られましたが、正直それ以上の価値があるシステムになっています。

特にシステムにとらわれず、自分で自由に変更、更新できるところが
かなりユーザーには嬉しい内容ではないかな？と思います。

エクセルではできないことが多々ありますし、
これから5Gで処理速度が追い付いてくると、
すべてスプレッドシートに置き換わる日も遠くないかもしれませんね。

各種DBの作成依頼あればお気持ち程度のお金で承りますので、
コメント欄(メールアドレス必須)に書き込んでいただければと思います！

【GAS入門】QUERYとは？使い方とコード一覧！スプレッドシート

グーグルスプレッドシートで、
QUERYが使えるようになると、一気にできることが広がります。

ですが、グーグルの公式の説明文は、英語しかありませんので、
ざっと、query関数について説明していきます。

Query Language Reference (Version 0.7)  |  Charts  |  Google for Developers

Learn how to use this language and discover detailed documentation for its classes, functions, and element.

developers.google.com

QUERYとは

QUERYとは、

データベース用の関数です。

・データベースから、検索条件に合ったデータを取り出す
・データベースの内容を集計する。

ことなどができます。
といっても、分かりにくいと思いますので、
早速実例を用いて説明していきたいと思います。

説明より、まず実践。サンプルデータダウンロード

説明より、まずは実践。QUERYを実際に使ってみてください！
※下記ボタンよりサンプルを複製してご利用下さい。

そのままですと閲覧のみ可能になっていますので、
ファイル→コピーを作成で、自分のスプレッドシートにコピーを作成してください。

スプレッドシートをコピーする方法(クリックして開く)

編集可能になったら、

上部の条件ををいろいろと変更してみてください。
すると、下の表がどんどん更新されていくと思います。

なんか複雑なことをしていそうですが、実はこれが、プログラム無しで出来ます。

今回使用するデータベース

今回使用するデータベースは、
・C列～I列に記載された
・人事のデータ
となっております。

ここから、QUERY関数を用いて、色々とデータ処理を行っていきたいと思います。

必要な列だけ取り出す。

まずは、必要な列だけ取り出すやり方を見ていきます。
下記データは7列ですので、まだ見やすいデータですが、実際に扱うデータは、かなり大きな表です。そんな時は

「QUERY+select」

を使います。

例えば、下記の通り、所属(D列)と、給料(F列)だけ取り出したい場合、

=QUERY($C$4:$J$10,"select D,F",-1)

という数式を打ち込みます。
すると、その列だけが抜き出されたデータが生成されます。

実際の動きは下記動画をご覧ください。
表示させたいセルに数式を打ち込むと、
データが取り出されていることが分かると思います。

打ち込んでいないセルまで、データが書き出されるので、
慣れるまでは少々扱いにくいですが、数式一つで、高速でデータを拾ってくることができるので、非常に使い勝手がいいです。

特定の条件のデータを抜き出す。

次は特定の条件で抜き出す場合です。

今回は、年収600万円以上の人を抜き出してみます。

使用する関数は、

「where」

です。

whereを使うと、このデータが、

=QUERY($C$4:$J$10,"where F>=600",-1)
↓

このようになります。
600万円以上の給料の人が検索できたことが分かります。

次は、複数検索してみましょう

=QUERY($C$4:$J$10,"where D != 'Eng' and date '2005-01-09' > G",-1)
↓

上記の通り、andを使うことによって、二つの条件で検索することができます。

データを集計する。

データを集計したい場合は、下記関数を用います。

例えば、一番低い給料を求めたい場合は、

=QUERY($C$4:$J$10,"select min(F)",1)
↓F列の最低値を抽出

このようにデータを抜き出すことができます。

まとめ

このように、QUERY関数を使うことで、
簡単に必要なデータをまとめて、集計することができます。

このQUERYを用いることで、データベースも簡単に構築可能ですので、
ぜひお試しください！！

下記記事では、サンプルもあります！！

この記事もどうぞ！

【GAS入門】超簡単！スプレッドシートをデータベース化！query関数

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nujonoa.com

2021.01.25

・QUERYコード一覧

【GAS入門】QUERYコード一覧！スプレッドシート

グーグルの公式の説明では分かりにくい、QUERYのコード一覧を
説明していきます。

Query Language Reference (Version 0.7)  |  Charts  |  Google for Developers

Learn how to use this language and discover detailed documentation for its classes, functions, and element.

developers.google.com

select

特定の列だけ抽出したい場合に使用します。

=QUERY($C$4:$J$10,"select D,F",-1)
↓D列、F列を抽出

select avg(),count(),max(),min(),sum()

特定の列の集計を行いたい場合に使用します。

=QUERY($C$4:$J$10,"select min(F)",1)
↓F列の最低値を抽出

使える条件は、

where

特定の条件でデータを抽出したい場合に使用します。

=QUERY($C$4:$J$10,"where F>=600",-1)
↓F列(給料)が600以上のデータを抽出します。

使える条件式は、下記の通りとなっています。

また、テキストも検索可能です。
テキストを使う時は、検索したい文字を「'(シングルクオーテーション)」で囲ってください。

and検索も可能

検索はand検索も可能です。

=QUERY($C$3:$J$9,"where D != 'Eng' and date '2005-01-09' > G",-1)
↓D列(職種)がEngでなく、かつ2005年1月9日以降に雇った人を抽出

or検索も可能

or検索も可能です。
下記例は、and検索とor検索を組み合わせています。

=QUERY($C$3:$J$9,"where (D<>'Eng' and I=true) or (D='Sales') or J is null",-1)
↓D列がEngではなく、I列がtrueの場合
　または
　D列がSalesで、かつJ列がnullの場合　を抽出

group by　と　pivot

集計のために使用する関数になります。

そのため、selectの中に、集計文(sum(),avg()などが必要です。)

集計条件は、2パターン設定でき、
・gropu byは集計結果を行方向に出力。
・pivotは集計結果を列方向に出力します。

group by　の例

下記例では、所属ごとに、収入の合計を計算しています。

=QUERY($C$3:$J$9,"select D, sum(F) group by D",-1)
↓
・表題としてD列(所属)を表示
・sum(F)で収入の合計を表示
・集計条件は、gropu by Dで所属ごとで設定。

group byの例2

gropu byの条件を二つ並べると、
・○○かつ△△の人は、何人。
のように検索をかけることができます。

=QUERY($C$4:$J$10,"select I,E, avg(F), count(H) group by I,E",-1)
↓
・表題として、I,E列(シニア判定、ランチタイムの時間)と表示
・収入の平均と、人数を集計。
・集計条件は、シニア判定と、ランチタイムの時間

PIVOTの使い方

PIVOTはgroup byと似ていますが、
列方向に集計結果を展開します。

=QUERY($C$3:$J$9,"select sum(F) pivot D",-1)
↓
・収入の合計を集計
・集計条件は、D列(部署)で列方向に展開

group by と pivot の複合技

group byとpivotを組み合わせると、
2つの条件の集計結果を見栄えよく表示させることができます。

=QUERY($C$3:$J$9,"select E, sum(F) group by E pivot D",1)
↓
・表題として、E列(ランチタイム)を設定。
・収入の合計を集計。
・集計条件は、「E列(ランチタイムの時間ごと)」かつ「D列(所属ごと)」

group byと pivot の注意点

pivot,group byは条件が一致しないと表示されませんので、ご注意ください。

基本的に、

・集計したい条件①＝〇
・集計したい条件②＝◇
・集計対象を設定する。▲

として、

select 〇,sum(▲) group by 〇 pivot ◇

の形で使うとわかりやすいと思います。
sumの部分は、avg,minなどなどを変更してお使いください。

order by (desc) or (asc)

出力を昇順、降順で並び替える場合に使います。

=QUERY($C$4:$J$10,"order by D, F desc",1)
・D列→F列の順番で降順に並び替える。

order by と group by のコラボ　

gropu byなどと組み合わせると集計結果も並び替えることができます。

=QUERY($C$4:$J$10,"select D, max(F) group by D order by max(F)",1)
↓D列を表題にして、
各業種ごとの、F列の最大値を取得、昇順で並べています。

limitで検索結果に表示数に制限をかける

limitを使うと、表示数に制限をかけることができます。

=QUERY($C$4:$J$10,"limit 2",1)
2行まで表示。

offset で行をスキップする。

これはあまり使うタイミングが分からないのですが、
行をスキップすることができます。

limitと組み合わせると間をとることも可能です。

=QUERY($C$4:$J$10,"limit 2 offset 2 ",1)
↓2行目から、2行分表示。

見出しの変更　label

labelを使って見出しの変更ができます。
グラフなどを作るときには便利な機能となっています。

=QUERY($C$4:$J$10,"label D 'Department', C 'Employee Name'",1)
D列のラベルの'Department'、C列のラベルを'Employee Name'に変更

フォーマットを変更

データベースに登録できるフォーマットの形は決まっていますので、
出力結果を変更したい場合は、フォーマット関数を使用する必要があります。

=QUERY($C$4:$J$10,"format F '#,##0.00', G 'dd-MMM-yyyy', I 'Yes!:Not yet'",1)

その他使える関数

その他使る関数を以下に示します。

【GAS入門】超簡単！スプレッドシートをデータベース化！

データベースを作るにはいろいろな手段がありますが、

・なんか難しそう
・特殊なソフトが必要なのでは？

と思っているのではないでしょうか？

そこで今回は、

「超簡単にスプレッドシートでデータベースを作る方法」

を紹介します。

しかも、

プログラミングなどは一切要りません！

そんな馬鹿なと思う人は、ぜひこの記事を読んで、さっそくデータベースを作成してみてください！！！

データベースのサンプルをどうぞ

まずは、さっそくデータベースのサンプルを紹介したいと思います。

下記ボタンをクリックしてください。
するとデータベースのサンプルがスプレッドシートで表示されると思います。

そのままですと閲覧のみ可能になっていますので、
ファイル→コピーを作成で、自分のスプレッドシートにコピーを作成してください。

スプレッドシートをコピーする方法(クリックして開く)

編集可能になったら、

上部の条件ををいろいろと変更してみてください。
すると、下の表がどんどん更新されていくと思います。

なんか複雑なことをしていそうですが、実はこれが、プログラム無しで出来ます。

仕組みを説明

上記の魔法のようなデータは、「QUERY関数」を使っています。
Excelにはない関数ですので、なじみのない関数かと思いますが、

データベースを操作する関数

です。

セルに他の数式と同様、
=QUERY(データの範囲,条件,-1)
と打ち込むことで、データの範囲から条件に合ったデータが出力されます。

打ち込んだセル以外に値が挿入されますので、まるで手品みたいです。

データの範囲

データの範囲は、

・同一のスプレッドシート

に加え
・他のスプレッドシート

の範囲を参照することも可能です。
行数の制限はスプレッドシートに従います。

条件

検索条件ですが、

など一般的な検索方法に加え、

を使用することもできます。

取り急ぎ、データベースを使ってみたい人

実際には、QUERY関数を覚える必要がありますが、
自分のデータで、取り急ぎ使ってみたい！！

という人は、サンプルの

・シート「data」のデータを入れ替えて使用してください。

データを入れ替えると、検索対象も自動で変更されると思います。

もっといろいろしたい人はQUERYの学習を。

実際にはQUERYは、このような検索だけではなく、

・検索結果の必要な情報だけ取り出す
・検索結果の合計や平均を計算する。
・昇順・降順で並べる

などを行うことができます。

そんな人はQUERYの勉強をしてみましょう！

【GAS入門】QUERYとは？使い方とコード一覧！スプレッドシート

【GAS入門】QUERYとは？使い方とコード一覧！スプレッドシートグーグルスプレッドシートで、QUERYが使えるようになると、一気にできることが広がります。ですが、グーグルの公式の説明文は、英語しかありませんので、ざっと、query関数につ...

nujonoa.com

2021.02.17

まとめ

今回はスプレッドシートを使って、
データベースを作ってみました。

QUERY関数を知った時は、
Excelでてこずったデータベースが、
スプレッドシートでは、こんなに簡単にデータベースができるんだ。
と感動したものです。

記事内のサンプルも結構できのいいものだと思いますので、
ぜひぜひ参考に使ってください！

会社内のデータをどんどんデータベース化し、業務効率を改善していきましょう！！！