【完全無料】スプレッドシートで顧客DBを作成してみた!

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【完全無料】スプレッドシートで顧客データベースを作成してみた!

完全無料のスプレッドシートを用いてどれだけのDBを作ることができるか??

ということで、顧客情報のデータベースを作成してみました!

結果として、

・難しい操作なし。
・取り出したいデータを指定可能。
・詳細データへのリンクあり
・オンラインでどこでも管理可能。
・検索機能も付く
これだけできて無料!!!

の、素晴らしいものができてしまったので、、、公開したいと思います。

正直、10万円以上の価値があると思います。

是非参考にしてみてください!!

サンプルファイルダウンロード

サンプルファイルのダウンロードは下記から行ってください。

そのままですと閲覧のみ可能になっていますので、
ファイル→コピーを作成で、自分のスプレッドシートにコピーを作成してください。

スプレッドシートをコピーする方法

できることを画像で説明!

まずは、できることを画像を用いて説明していきたいと思います。

①まずは、各々の担当者が、スプレッドシートで同じフォーマットを用いて情報を管理する。
※サンプルでは、下記のようなデータを使用しています。

②上記のファイルをグーグルドライブの特定のフォルダに保存

③ファルダ内にあるスプレッドシートの情報を1クリックですべて吸い出し、DBを作成。

④QUERY関数を用いて、DBから特定の情報を検索可能

となります。

このDBのすごいところ

このDBのすごいところは、ありすぎて困ってしまうのですが、

①抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能
②DBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる
③フォルダ内の全ファイル+全シートを検索するので、シートが多いファイルでも検索可能
④フォルダIDを変えれば様々なDBを作成可能
⑤様々な検索方法が可能

などなど完全無料でできます。。
本当にすごいですグーグルさん。スプレッドシートさん。

ということで簡単に説明していきたいと思います。

①抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能

まずは、抜き出したい情報(セル)を簡単に変更可能なことです。

顧客DBでシートから名前の一覧を取ってきたい場合、
下記画像の通り、顧客DBの「参照セル」に対象のセルを入力するだけです。

下記例では、名前のデータが「セルD6」に入力されていますので、
参照セルにD6を入力。畑利治さんが、一覧に表示されていることがわかります。

同様に、「D1」が担当「D5」が名前(カナ)と、
このセルを変えるだけでとってきたい内容を瞬時に変えることが可能です。

フォーマットを変更したいとき、違うデータベースを作りたいときにも、
非常に簡単に作成することが可能かと思います。

②DBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる

次はDBのリンクから簡単に詳細情報に飛べる点です。

顧客DBには対象ファイルへのリンクが作成されますので、
対象のデータにワンクリックで飛ぶことができます。

その人独自の詳細な情報などは、千差万別ですので、
DBだけで管理するのは難しいですが、この機能より簡単に詳細情報を見ることができます。

③フォルダ内の全ファイル+全シートを検索できる

・1ファイルで1人の顧客データを持つ人もいれば、
・1ファイルに多数のシートをもって顧客データを管理する人
もいると思います。

また、年度ごとにフォルダ管理したい人もいると思います。

それらの情報を一度に検索し、DBにできるのがこのシステムになります。

先ほどのリンク機能もありますので、ファイルにはすぐにアクセス可能ですので、
煩雑になりがちな情報を一括に集約することができます。

④フォルダIDを変えれば様々なDBを作成可能

フォルダのIDを変えることで簡単に違うDBを作成することができます。

フォーマットを変更し、参照セルを変え、フォルダIDを変更
の3ステップで簡単に新しいDBを作成することができますので、
だれでも自由に作成することができます。

⑤様々な検索方法が可能

まとめたDBから簡単に検索(絞り込み)が可能です。

対象となる項目ごとに、
文字列 ⇒ 頭文字の一致、末尾の一致、含む
数字、日付 ⇒ 以上、以下、未満、より大きい、等しい、等しくない
で絞り込みを行うことができます。

下記画像では、担当者に「B」が含まれ、年齢が30歳より大きい人のデータを抜き出しました。

使用した関数、GASのコードなど。

順次更新していきます。

まとめ

スプレッドシートを用いてデータベースを作成していきましたが、
正直言ってここまでの完成度のデータベースを作成できるとは思っていませんでした。。

以前会社で、データベースシステムの改修を
ベンダーさんに頼んだら構築で500万円以上、改修で200万以上
取られましたが、正直それ以上の価値があるシステムになっています。

特にシステムにとらわれず、自分で自由に変更、更新できるところが
かなりユーザーには嬉しい内容ではないかな?と思います。

エクセルではできないことが多々ありますし、
これから5Gで処理速度が追い付いてくると、
すべてスプレッドシートに置き換わる日も遠くないかもしれませんね。

各種DBの作成依頼あればお気持ち程度のお金で承りますので、
コメント欄(メールアドレス必須)に書き込んでいただければと思います!

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