ミスをなくすチェックリストとは?チェックリストの作り方!

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ミスをなくすチェックリスト!チェックリストの作り方!

人間はミスをする「生き物」です。

では、ミスをなくすためには?
生き物でないものに行わせること必要になります。

例えば、勤怠の入力を無くしたいのであれば、

・会社の出入り口に改札を儲けて機械的にとるのが一番ですし、
・それでも人間がタッチキーを忘れるのであれば、ナンバーを打ち込むなどの、対応をすべきです。

しかし、そこまでお金をかけられないときや、人間がやらないといけない事柄に関しては、チェックリストなどを用いてミスをなくしていかないといけません。

今回はそのチェックリストに関して、
「ミス」を無くすという点に注目して作り方を説明していきたいと思います。

ミスをなくすチェックリストとは?

ミスをなくすチェックリストとは、

・日本式の、「人によって変わる」「やるべき項目が2つ以上ある」リストから

・アメリカ式の「そこに人の計算や、思考が含まれない」「項目が1つずつの」

リストにしていく必要があります。

例えば、飲食店やコンビニのトイレなどで、下記のようにいつ、だれが行ったのかをチェックするタイプの、チェックリストを見かけることがあります。

〇月〇日 ▲時 メンバーA
〇月〇日 ▲時 メンバーB
〇月〇日 ▲時 メンバーA

しかし、そのトイレが綺麗とは限りません。
どれだけいろいろな人が使用するといっても、毎日2回も清掃していればあそこまで汚くなることはないんではないかなと、おもうことがあるほどです。

実際にトイレの清掃しているのはアルバイトの方だと思いますが、アルバイトの導入の際にトイレの清掃のやり方は学んでいるはずですし、もしかしたらマニュアルも完備されていると思います。

では、なぜこのようにトイレが汚くなっていってしまうのでしょうか?

それは、日本式のチェックリストでは全く役に立っていないからです。

トイレの清掃をしましたか?
に対するチェックは、人それぞれ全く違うからです。そこで、

マニュアル通りにトイレを掃除しましたか?
にしたとしても、マニュアルなんて覚えてもいないし、、、まず先輩に何となく教えてもらっただけだし。。となるでしょう。

では、どうしたらいいのでしょうか?

まず、
・便座
・ドア
・洗面所

など、きちんと個別にフォローすべきでしょう。
ただそれでもまだまだです。便座の洗い方、綺麗さはそれぞれの基準があります。ですので、

・便座を洗剤をつけたスポンジを使って洗った。
・便座に付着物がなく白い

などなどより細かくしていく必要があります。なんなら、
・便座を洗剤をつけたスポンジで洗った。

・便座をスポンジで洗った。
・便座を洗剤をつけて洗った。
に分けてもいいかもしれません。

また
・便座に付着物がなく白い

・便座にほくろ以上の付着物がない
・便座が、見本カード通りに白い
と分けるとよりいいでしょう。

そんな馬鹿なことあるか!と思われるかもしれませんが、人は不完全で、忘れる生き物で、さぼりがちな生き物であることを考えたうえで、チェックリストは作るべきなのです。

それでも納得できない人は、「洗面台」を掃除することを思い浮かべてください。

そのうえで、下のプラスをクリックしてください。

いかがでしたか?

上の水石鹸入れは思い浮かべられていましたか?
ここはすぐに見えるところですので、忘れることはない!という人は、
排水金具部品は思い浮かべられていましたか?

僕は、洗面台掃除してきて!といわれたら、排水金具についてはノータッチで帰ってくる地震があります。

このように、チェックリストに細かく書くことによって、

・人によるばらつきがなくなる。
・特に、同じような洗い残し(ミス)がなくなる。

効果を得ることができます。

また、そのチェックリストの言葉だけだとわかりにくいのであれば、
下記のように図を用いてチェックするべきです。
(①水石鹸入れは、裏まで綺麗か?)

リストは非常に長くなり、めんどくさくなるように感じますが、
結局やることは変わっていないはずです。

それよりも、

「何も考えずに」チェックすることができ、
「ここまではできたけど、ここから先はまだ」とならないようなチェックリストを作成することが必要になります。

チェックリストのための仕掛けも時としては必要。

チェックリストのための仕掛けも時としては必要であるといえます。

例えば、水の温度や、量を適正にしておいてほしい場合、
温度計や水槽に「線を書いて」その枠内に収まっていることを確認してもらうとより効率的になります。

人は雰囲気でしか見ていませんので、
ここでも、枠内に収まっているという行為を一つ一つの作業に切り分けて、
・minの線の上である。
・maxの線の下である
としておいた方がいいでしょう。
上限と下限を別の色で引く方が好ましいかもしれません。

すると、チェックする時に何も考えずに次の項目に進むことができます。

チェックリストの利用方法について

では、次にチェックリストの利用方法についても解説していきたいと思います。

ここまでの説明で、こんな細かいチェックリスト使うかよ。

と思われた方が大多数だと思います。

僕も、そんなに細かいチェックはしたくないのが本音ですし、最後の方は適当になってくるでしょう。

では、どうしたらいいのか。。その説明をしていきたいと思います。

まず、先ほどの「最後の方」はといったのが肝になります。
最後の方は集中力も切れますし、チェックついでに仕事をする場合は質も落ちるでしょう。

では、どうするべきか。
それは、次のチェック(ダブルチェック)の際に「チェックリストを逆から」点検してもらうことです。すると、先ほどの集中力が切れた状態の項目から先にみることになり、結果としてすべての項目がきちんとチェックできることになります。

また、トイレ清掃のチェックリストのように、複数人が何回も行うような場合では、チェックする項目をずらして行っていくことをお勧めします。そうすることで、人によるブレも減りますし、集中してチェックを行うことができるはずです。

更に精度を上げるためには?

更に精度を上げるためには、「見えるか」をすることが重要になります。

・トイレの清掃であれば、定期的に写真を撮ること。

・数字などをエクセルで扱っているのであれば、グラフを書いてみること。

などです。

例えば、ミスがありイレギュラーな数字が含まれていると、一つだけ突出したグラフになるはずです。それを見たら一目でおかしいことに気が付けるでしょう。

また、トイレ掃除でも、定期的にとった写真を見比べることで、少しずつ汚れていったことで気づけなかった箇所が浮き彫りになると思います。

まとめ

以上のことをまとめると、

・人の解釈で変わらない項目
かつ
・やるべきことが2つ以上にならない、

「丁寧すぎる」チェックリストを作成することが必要である。

となります。また、多くなり過ぎた項目に対しての嫌悪感、チェック漏れを防ぐために、利用方法も工夫し、

・ダブルチェックの際には反対からチェックする
・定期的に行うチェックの場合は、チェック項目をずらして行う。

そして、

・見えるかして、直感的にチェックできる

仕組みを作る

ことも重要になってきます。

1番は、「人が介入しない」仕組みを作ることが一番ですので、そこも一度考えてみてもいいのかもしれませんね!!

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