【初心者必見】WBSとは?マインドマップでWBSを作成する方法!MECEを意識しよう!

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【初心者必見】マインドマップでWBSを作成する方法!MECEを意識しよう!

プロジェクトを進めていくにあたって、まずは

・WBS

を作成し、やるべきことの洗い出しを行う必要があります。

しかし、やるべきことをいきなり列挙していくことは非常に難しいですし、抜けや漏れが発生します。

そこで、作業を

構造的に=・大項目→中項目→小項目→実際の作業のように

書き出し、俯瞰してみる必要があります。

この、構造的に情報を整理するのに役立つツールが「マインドマップ」となります。

今回は、このマインドマップを用いたWBSの作成方法を説明していきたいと思います。

WBSとは作業の最小単位=アウトプットのこと

WBSとは、「Work Breakdown Structure」の頭文字をとったものであり、簡単に言うと「ブレークダウンされた実際に行う作業」のことです。

卵焼きを作ることを考えた場合、

卵焼きを作るもすでに作業になりますが、もっと細かく分解すると、食材を買いに行き、卵をかき混ぜ、調味料を加えて、油をひき、、、と、より具体的な作業が必要になります。

この作業こそが、WBSとなります。

作業をどこまで分解するかは、その人の能力によるところがありますが、基本的には

・アウトプットをPM(プロジェクトマネージャー)が判断できるまで落とし込む

内容にすることが必要です。

卵焼きを作るであった場合、出来上がったものを食べて、調味料が少ない、焼きが甘い、味付け自体が悪い、などを判断できるのであれば、「卵焼きを作る」を最終単位においていいと思います。一方、それがわからないのであれば、焼く前の状態を確認できるようにするべきだと考えるべきです。

実際に卵焼きのWBSを見てみる。

ということで、まずは、マインドマップを用いたWBSを確認してみましょう!

卵焼きを作る場合のWBSを途中までですが、簡単に作ってみました。

たまごやきを作るための手順が大項目から中項目、具体的な作業まで、構造的に整理できていると思います。

また、上から下まで見ていくことで、作業の流れもわかりますし、情報の受け渡しの流れもわかると思います。

では、このようなWBSを作成する際に必要なポイントを何点か上げていきたいと思います。

WBSはMECEに抜けなく、ダブりなく。

WBSを作るにあたり、必要なことは、

MECE(抜け無し、ダブりなし)

で作ることです。

特に、それがないと作業が先に進まないような漏れがあるのは最悪です。
最低ダブっているのは、効率が悪くなりますが、PJは前に進みますので、特に漏れがないように作ることが重要です。

では、それを踏まえて、作成のステップについて説明していきます。

まずは大項目をもれなく作成する。

まずは、大まかな流れを書き出していってください。

絶対に漏れが出ないように、

並列で行える作業もあるかと思いますが、基本的には、上から下に1直線に行うイメージで書いていってください。

卵焼き作りでは、レシピを作成、買い出し、素材準備、、、などでしたが、
仕事においては、・現状把握を行い、・ユーザーへの調査を行い、・そのために必要な機能考え、・儲かるか計算して、・具体策を組み立てていくというような流れになるかと思います。

この大項目に関しては、具体的なアウトプットをイメージせず、作業の流れを記載していってください。

ここで一度流れに間違いがないかベテラン方、上司に相談してみてもいいと思います。

次の工程を意識したアウトプットを中項目に

次は中項目の書き出しです。

プロジェクトの大きさと、大項目で書き出したレベルによりますが、ここからは

アウトプットを意識した項目

にするといいでしょう。

例えば、レシピ作成段階における最終的なアウトプットは、レシピでもいいのですが、「買い出しリスト」にすると、次の工程「買い出し」にすっとつながっていきます。

PMとして、レシピを見ておきたいのであれば、「レシピ」を成果物にして、買い出しリストの作成は、材料買い出しの準備工程に入れてもいいかもしれません。

そこはPMの考え方、腕の見せ所です。

アウトプットを明確にしていくことで、大項目の抜け漏れの再点検にもつながります。

小項目は初心者であれば、丁寧に。経験者であれば、聞き取り調査。

小項目については、

作業者のレベルにより書く内容が変わり必ずしも自分で書く必要はありません。

例えば、買い出しリストを作成するにあたり、

初心者であれば
・参考にするレシピを5個以上見る
・冷蔵庫に入っているものを確認し、レシピで足りないものを書き出す。
という工程になるでしょうし、

手慣れた主婦であれば、
・冷蔵庫に入っているものを確認
・そこから食材を無駄にしないようなレシピを頭の中で作成

という工程になると思います。

レシピを5個以上見てくださいという説明は、手慣れた主婦に必要ありませんし、初心者には、食材を無駄にしないようなレシピを考えてくださいというのはハードルが高すぎるでしょう。

次につなげると考えるのであれば、初心者用に作っておく必要がありますが、そこまで時間がない場合は、作業者に丸投げで十分事足りると思います。

ただし、小項目は工数を見積もるために具体的に

ただし、小項目については、

・レシピを検索 20分
・冷蔵庫の食材を確認 10分
・買い出しリスト作成 10分
 計 40分

と、WBSを作成した後に工数を割り振っていく必要があるので、工数が見積もれる程度には具体的に書き出しておく必要があります。

ただし、ベテランに展開する際には、

買い出しリスト作成 40分

のみで展開してもよいかと思います。

まとめ

以上の通り、マインドマップを用いてWBSを作成してみました。

特に仕事においては「抜けもれなく」計画を立てるのが一番重要ですので、

・大項目
 作業の流れを縦に書き出していき、抜け漏れがないようにする。
 案ができたら、ベテラン、上司に確認を取る。

・中項目
 次のステップに受け渡すべき情報を整理する。
 大項目に抜け漏れがないか、再確認していく。

・小項目
 中項目をまとめるための手順を作成する。
 作業者のレベルに合わせることが必要。
 ベテランなら内容を書き出してもらうことも可。

の順番で、作業を確認していきましょう。

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